Quick Win : l’outil à effet papillon au service du manager et de ses équipes

À l’image de l’effet papillon, les quick wins, succès rapides en français, sont des petites actions réalisables facilement qui donnent un résultat immédiat, positif et tangible. Le but est pluriel. Ces victoires montrent l’exemple, elles servent de laboratoire d’expérimentation. Elles mettent en dynamique et motivent les équipes, renforcent leur cohésion, améliorent la qualité de vie au travail. Le pouvoir magique du quick win : initier la courbe du changement par l’itération. En effet, ces modestes mesures prouvent l’efficacité de la démarche. Elles habituent les équipes à de nouvelles méthodes. Outil managérial de productivité et levier d’engagement pour les collaborateurs, les quick wins servent tant à la hiérarchie qu’aux agents opérationnels. Une stratégie des petits pas sur laquelle communiquer pour plus de performance collective.

Quick wins : définition et caractéristiques

Les quick wins présentent trois avantages qui facilitent leur mise en œuvre :

1. les ressources internes suffisent à les mener ;
2. aucun budget dédié n’est nécessaire ;
3. les résultats sont concrets, rapides, identifiables, communicables.

La puissance des quick wins repose sur trois piliers.

1. L’émotion. Nos fidèles lecteurs connaissent notre attachement à la dimension émotionnelle du management et du leadership. Avec ces succès rapides, les équipes échangent et capitalisent sur le positif. Leur état de satisfaction contagieux se propage aux autres collaborateurs et services.

2. Le prototype. Un quick win est comme un laboratoire, une sorte d’expérience à petite échelle. Ainsi, les résultats sur un mini écosystème convainquent les plus réticents pour tester plus largement. Les équipes itèrent et évoluent avec, à chaque fois, un sujet un peu plus complexe.

3. La courbe du changement. Par la preuve sociale, le quick win initie la transformation. Il inhibe les peurs et les réserves au fur et à mesure de ses victoires.

Les quick wins : une stratégie avantageuse pour les managers

Les quick wins ne résolvent pas les problèmes de fond. Ils ne traitent pas de sujets à long terme. Pour autant, s’ils ne représentent pas une stratégie de transformation à eux seuls, leur efficacité rapide et prouvée initie le changement. Ils s’avèrent un outil managérial notable, car ils créent une dynamique positive. Le manager voit l’amélioration de la productivité. Ils participent indirectement à la réduction du stress du manager.

Identification des causes/racines des problèmes

Visualiser un dysfonctionnement, entendre les plaintes et les feedbacks est une chose. Comprendre la source du problème s’avère parfois plus complexe. La démarche collaborative du quick win et l’implication des équipes dans sa mise en œuvre favorisent le oser dire et donnent accès à plus d’informations. La pluralité des points de vue offre une vision plus exhaustive et objective. Les causes/racines apparaissent plus facilement.

Amélioration continue 

Le principe de l’amélioration continue repose sur des avancées progressives et successives. Cette méthode Kaizen permet plus de performances sur le long terme, grâce à de meilleurs process et une résolution constante des problèmes. À son instar, les quick wins se concentrent sur l’atteinte d’un seul objectif à la fois. Ils amorcent un changement durable. Cumuler les quick wins dynamise le processus d’amélioration continue.

Tout type de problématiques concerné

Quel que soit le service concerné, le quick win s’adapte : ressources humaines, production, logistique, finances, direction, chaque manager peut mettre en œuvre des quick wins pour régler un problème ponctuel ou récurrent parmi ses équipes.

Avantages des quick wins pour les collaborateurs et les équipes

Suppression des irritants

Chaque jour, les mêmes détails agacent vos collaborateurs. Pas forcément graves, même souvent mineurs, les irritants sont les petits dysfonctionnements qui entravent le quotidien des équipes. Des grains de sable qui enrayent la machine de la productivité et de la qualité de vie au travail (QVT) :

• une imprimante trop éloignée ;
• des équipements inappropriés ou manquants ;
• un logiciel défaillant ;
• etc.

Si ces soucis restent secondaires, les régler envoie un signal positif d’écoute et de résolution de problèmes aux équipes opérationnelles. Cette énergie favorise l’innovation participative dans un état d’esprit d’amélioration continue. Petit à petit, les quicks wins permettent un meilleur accueil aux changements.

Cohésion d’équipe

Mettre en place des quick wins apporte une complémentarité aux équipes qui mènent les projets de fond. Ils sont alors comme des petits chantiers parallèles qui montrent le chemin et encouragent les sujets longs termistes. Les quick wins soutiennent et renforcent des projets de plus grande envergure. Ils activent un nouvel état d’esprit. La cohésion des équipes gagne en force et en valeur.

Motivation personnelle et collective

L’effet cumulé des petites victoires obtenues et des irritants éliminés procure un sentiment :

• de bien-être au travail ;
• d’écoute de la part de la hiérarchie ;
• de valorisation de la parole et de l’implication ;
• de réduction des conflits quotidiens ;
• de progression vers un avenir meilleur ;
• etc.

Est-il nécessaire de prouver l’impact de ces facteurs sur la motivation ? Aujourd’hui, les organisations peinent à attirer, recruter et fidéliser. Motiver est un élément essentiel dans le processus de sourcing et de développement personnel des salariés.

Levier d’acceptation du changement

Amorcer la courbe du changement suppose de lever les freins, apaiser les peurs et les récalcitrances. Voir apparaître des victoires, certes petites, mais tangibles et régulières permet d’adopter une vision positive et optimiste du changement. Ce dernier devient naturel.

Comment mettre en œuvre un quick win ? Les conseils de Smyle

Quel processus adopter pour mettre en place une politique de quick wins ? Aucune règle stricte n’existe. Pour autant, améliorer la performance de vos équipes s’organise. Voici un exemple de procédure que vous pouvez suivre. 

1. Observation du terrain, écoute des collaborateurs et prise de note des dysfonctionnements.
2. Feedback des problématiques relevées autour d’une table ronde et de discussions ouvertes.
3. Identification des causes/racines par le dialogue et l’avis des agents opérationnels.
4. Choix d’actions simples réalisables rapidement (aka quick wins).
5. Mise en place de ces actions.
6. Relevé des résultats chiffrés et tangibles.
7. Communication des succès par :
   1. l’échange entre les collaborateurs et les services ;
   2. des notes écrites ;
   3. un visuel simple et lisible qui sert de repère pour que tous les collaborateurs appliquent facilement la nouvelle procédure de manière autonome.

Ainsi, vous donnez les moyens à vos équipes de pérenniser les gains dans une démarche d’amélioration continue.

Domaines d’application des quick wins

Des résultats rapides peuvent s’obtenir dans n’importe quel domaine organisationnel. Pour identifier des opportunités de quick wins, le manager cherche les zones de vulnérabilité de ses équipes :

• gestion du temps et des priorités ;
• gestion des coûts ;
• développement personnel ;
• performance individuelle et collective ;
• cohésion d’équipe ;
• recrutement, onboarding ;
• management agile ;
• scrum ;
• efficacité relationnelle ;
• leadership ;
• méthodes Lean, Kanban ;
• etc.

Plus vous déployez des politiques basées sur le succès, plus vous cultivez une mentalité orientée performances et épanouissement.

Quick wins exemples en management

En tant qu’accompagnatrice de managers dans leur leadership, j’ai participé ou été témoin de mises en place de quick wins, notamment certaines très pratico-pratiques.

En voici quelques-uns.

• Déplacer des panneaux d’affichage sur des lieux de plus grand passage pour plus de visibilité.

• Donner les moyens aux opérateurs de ranger leur poste pour un meilleur management visuel (démarche 5s) pour plus de sécurité, de réactivité et moins de perte de temps.

• Simplifier la gestion d’utilisation d’outillages communs pour mieux planifier selon leur disponibilité et éviter « de courir après » les instruments.

• Structurer un temps d‘animation (intervalle court) en une instance décisionnelle collective pour plus d’efficacité, d’alignement et d’implication.

• Transformer une mesure subjective en données factuelles pour plus d’objectivité et de « retour au réel ».

➡️ Exemple de discours (oui, c’est du vécu 😉): 

– Avec un intérimaire, on perd du temps !

– Ah bon ? Combien ?

– Heu… 10 minutes, le 1er jour…

– OK, alors, ce temps est très vite amorti, non ?

– En effet. 

• Dédier un panneau d’affichage d’un îlot de production aux informations spécifiques du service pour plus d’efficacité du personnel concerné.

➡️ Imaginez le tableau de bord de votre véhicule surchargé de données qui n’influencent pas votre conduite. Vous finiriez par ne plus rien lire et vous priver de celles qui vous intéressent vraiment.

• Désencombrer les bureaux, réorganiser l’espace de travail pour gagner en efficacité.

Mettre en place des quick wins : pourquoi faire appel à un facilitateur d’intelligence collective ?

Managers, peut-être voyez-vous parfois la cohésion d’équipe et la recherche de performances comme un challenge sans cesse renouvelé ? Et c’est vrai !

Mais, bonne nouvelle, vous n’êtes pas obligé de l’affronter seul !

Vous faire accompagner par une facilitatrice d’intelligence collective pour des opérations de quicks wins vous apporte :

• la garantie du respect de la parole et du rôle de chacun ;
• l’élargissement du débat par des questions ouvertes et la reformulation ;
• la régulation du champ émotionnel et la mise en conscience des événements ;
• la gestion des éventuels conflits ;
• l’œil nouveau d’un intervenant objectif et extérieur à l’organisation ;
• l’équilibre entre le factuel et les rêves.

Le tout dans une atmosphère joyeuse, détendue et efficace. Car chez Smyle, on travaille sérieusement sans se prendre au sérieux 😉.

Ainsi, vous identifiez les meilleurs petits leviers faciles à implémenter pour ressourcer et fédérer vos collaborateurs autour de leurs victoires.

La recherche d’actions rapides entre dans le cadre des animations collectives qui reboostent la motivation des équipes. Un atelier workshop agile permet tout à fait de lister les irritants simples à éradiquer.

Les quick wins ne demandent pas de grosses ressources (financières, humaines et d’énergie). Elles répondent très vite à des besoins basiques et améliorent le quotidien. Une stratégie des petits pas qui fédère les hommes et les femmes et leur montre le chemin de résolution de problèmes plus complexes. Une manière simple, modeste et redoutablement efficace de porter vos collaborateurs vers une meilleure version de leur journée de travail.

Je veux profiter de la puissance des quick wins pour plus de performance de mes équipes, je contacte Mylène.